Einkaufs Know-How I

Ihr Einkaufs Know-How übersichtlich und jederzeit verfügbar zu machen dient dazu

Informationen im Rahmen einer durchzuführenden Einkaufsaktivität schnell, übersichtlich und jederzeit verfügbar zu haben. 

Unternehmen haben oftmals viele Daten in dem jeweiligen System abgelegt. Aber werden diese effektiv genutzt um in Verhandlungen, bei Vergaben oder bei Entscheidungen eine Grundlage darzustellen? Aus unserer Sicht nicht ausreichend.

Wer kann für eine Anfrage/ Ausschreibung berücksichtigt werden?

Eine Frage, die sich sicherlich jeder bereits einmal gestellt hat. Sie bekommen in den Unternehmen etliche „Bewerbungen“ von potenziellen Lieferantn, aber im Tagesgeschäft ist der Zugriff auf bereits erhaltene mögliche Quellen nicht sofort gegeben. Auch die Daten im System zeigen oftmal „nur“ die bisherigen gelieferten Anteile an. Nicht aber welches Gesamtportfolio ein Lieferant liefern könnte.

Dazu kommen dann die Möglichkeiten:

  • Kollegen & Kolleginnen fragen
  • den Anforderer fragen
  • Web Suche aktivieren über gängige Portale
  • etc.

Aber hier bekommt man oftmals nur einen Ausschnitt der möglichen Lieferanten. 

Daher wäre hier sicherlich eine Marktübersicht in digitaler Form sehr hilfreich. Also im ersten Step die Daten aus dem aktuellen System inkl. des Portfolio des Lieferanten sichtbar zu machen.

Themen: Digitalisierung, Know-How Transfer

Lösung: 
Oftmals sind diese Daten schnell digitalisiert, bedeutet Sie können diese in einer Datenbank ablegen und verfügbar machen. Hier hilft im ersten Ansatz auch xls oder ein Datenbankmodul (Access), weiterführen sind potenziale von externen Dienstleistern gefragt, welche IT basierte Lösungen bieten.
Sollten Sie Office nutzen, sind auch Tools hilfreich wie z.B. OneNote. Hier können sie Reiter anlegen, Tabellen generieren und verfügbar machen.

Welcher Umsatz wurde mit einem Lieferanten gemacht?

„Eine Gute Frage“! Wir haben in unterschiedlichen Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten kennengelernt:

  • Auswertung wird auf Konzernebene gemacht (monatlich etc.)
  • Auswertung muss manuell angestoßen werden
  • Es gibt eine xls Liste
  • Da müssen wir mal in dem Ordner mit den Bestellkopien nachsehen
  • Da müssen wir mal in dem Rechnungsordner nachsehen
  • Kann nur das Controlling sagen
  • Die Auswertung gibt es nicht
  • etc.

Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, sollte darüber nachgedacht werden, diese Daten schnell, immer verfügbar und nutzbar zu machen. 

Verhandeln Sie mit einem Lieferanten, und möchten ggf. einen Bonus vereinbaren besteht nur die Chance dies optimal zu gestalten, wenn Sie alle Informationen über bisherige Aufträge/ Rechnungen/ Umsätze etc. vorliegen haben. Wie sonst wollen Sie  ein Ziel definieren?

Thema: Datenbanken, Digitalisierung

Lösung:
Viele Einkaufstools bieten die Chance Bestellübersichten, Rechnungsübersichten exportieren zu lassen. Oder sie sprechen mit den Fachbereichen in Ihrem Hause Zugriff auf gewissen Informationen zu bekommen. 

Die optimale Variante wäre, wenn Ihr Einkaufstool eine Oberfläche für diese Daten bietet. Sollte dies nicht der Fall sein, gibt es externe Anbieter  die hier Lösungen anbieten, mit Hilfe externer Systeme Ihre Daten auszulesen, zu verarbeiten und übersichtlich aufzubereiten. So haben Sie auf „Knopfdruck“ die benötigten Daten aus Ihrem System.

Was können wir Ihnen bieten?

Die meisten Systeme, die den Einkauf, die Materialwirtschaft und den Bereich SCM (Supply Chain Management) unterstützen, bieten Ihnen die Chance, Daten zu erfassen und auszuwerten. In einer Kooperation bündeln w|maxx consulting und die Apandia GmbH ihre Expertise in Einkauf, Software und Prozessberatung. Wenn Sie Ihre Einkaufsdaten optimal für Ihren Einkauf nutzen wollen, sprechen Sie uns an.

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